Délai de conservation des factures

Le délai de conservation des factures varie de 3 à 10 ans suivant la nature du document ou de son support.

Il est conseillé, dans tous les cas, de les conserver pendant 10 ans puisqu'elles peuvent servir de preuve devant la justice pendant ce délai.

Comment conserver les doubles en format électronique?

Pour conserver un double des factures créées informatiquement et transmises à vos clients sur support papier, vous avez deux possibilités.

  • Soit vous imprimez un double de la facture et vous le rangez dans vos archives,
  • soit vous conservez le double sous forme électronique.

Cette dernière option permet un gain de place mais doit s’appliquer avec certaines précautions de façon à répondre à un contrôle de comptabilité éventuel ou pour éviter tout litige avec les clients. Les conditions à respecter sont détaillées dans le Bulletin officiel des impôts du 11 janvier 2007.

Les modalités d’enregistrement

  • Premièrement, la date d’enregistrement du double électronique doit être la plus proche possible de la date d’impression de l’original de la facture envoyé au client. Et votre système informatique doit permettre d’identifier ces deux dates.
  • Ensuite, il s’agit « d’assurer la pérennité et l’intégralité du double électronique », c’est-à-dire d’empêcher toute modification après l’émission de la facture. Le Bulletin officiel des impôts spécifie que « des moyens doivent être employés visant soit à sécuriser le fichier à l’aide de procédés électroniques logiques, soit à assurer l’archivage de ce fichier sur un support physique non réinscriptible ».

Les procédures admises pour enregistrer les doubles sont la signature électronique, l’empreinte électronique ou l’enregistrement sur un support physique non réinscriptible (un disque optique de type WORM, par exemple).

La conservation des fichiers

Pendant toute la durée légale de conservation (six ans), le contenu de la facture doit pouvoir être restitué en langage clair et lisible, parfois sur support papier, lors d’un contrôle de comptabilité.

Vous devez pouvoir présenter les doubles de factures par client, période, montant facturé… Et les fichiers de ces doubles électroniques doivent obligatoirement être stockés sur le territoire français, « dans un lieu immédiatement accessible à toute requête de l’Administration ».

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