Combien de temps garder les factures ?

Combien de temps garder les factures dans une entreprise ?

Il est conseillé, dans tous les cas, de conserver vos factures pendant au moins 10 ans, puisqu'elles peuvent servir de justificatif en cas de contrôle fiscal. Le délai de conservation des factures prend effet à partir de la date de clôture de l’exercice comptable de la facture.

Le texte de loi en vigueur : Article L. 123-22 alinéa 2 du Code de commerce

La durée de conservation d’une facture n’est pas une considération purement fiscale ou comptable. Une facture reste une preuve légale dans la transaction contractuelle qui vous unit avec un client. Il est donc recommandé de conserver les factures importantes au delà de 10 ans, notamment pour des montants significatifs, ou bien pour des enjeux économiques qui font peser un risque pour votre société. Un litige peut parfois survenir 10 ans après l’établissement d’une facture et il peut être utile de pouvoir se référer à un document précis.

Comment doit-on conserver les factures ?

Le délai de conservation d’une facture, s‘il doit être respecté, nécessite d’envisager une méthode de stockage probante et fiable dans le temps.

Il vous est possible :

• d’imprimer et de conserver vos factures en lieu sûr, dans l'idéal avec une copie hors de l'entreprise (en cas de vol ou d'incendie)
• de stocker vos factures au format électronique sur un disque dur et sur une plateforme d'hébergement numérique - cette dernière option permet un gain de place. Il faut cependant veiller à ce que le format de fichier soit exploitable dans le temps. Préférer le format pdf semble la bonne option. L’usage d’un logiciel de facture peut bien entendu faciliter la tâche.

Les conditions de conservation des factures à respecter sont détaillées dans le bulletin officiel des impôts du 11 janvier 2007.

Les duplicatas de facture

Pendant toute la durée légale de conservation, le contenu de la facture doit pouvoir être restitué en langage clair et lisible, parfois sur support papier, lors d’un contrôle de comptabilité.

Vous devez pouvoir présenter les doubles ou les duplicatas de factures par client, période, montant facturé… Et les fichiers de ces doubles électroniques doivent obligatoirement être stockés sur le territoire français, dans un lieu immédiatement accessible à toute requête de l’Administration fiscale.

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