Comment établir une facture ?

Toute vente de bien ou de prestation de services réalisée par un professionnel nécessite de faire une facture. Mais bien faire une facture nécessite beaucoup de vigilance !

Bien faire ses factures : conseils

La facture est un document comptable établie par un professionnel pour un autre professionnel ou pour un particulier. C’est aussi un élément de preuve de l’achèvement d’une prestation ou de la livraison d’un bien. Le professionnel est tenu de faire la facture dès la réalisation de la vente ou de la prestation du service.
Une facture peut être établie au format papier ou au format électronique. Elle doit être transmise au client même si ce dernier ne la réclame pas. Elle doit aussi être rédigée en double exemplaire pour que chaque partie puisse en conserver une copie.

Les informations indispensables sur une facture

Pour faire une facture, il faut prévoir de faire apparaître les indications suivantes :

le nom des parties ainsi que leurs adresses
la date de la vente ou de la prestation de service
les quantités de produits ou prestations vendues
la dénomination précise des produits ou services
le prix unitaire hors TVA des produits vendus et des services rendus
le taux de TVA légalement applicable
certaines mentions légales obligatoires…

Il doit aussi être mentionné sur la facture le délai et le mode de règlement (chèques, virement, espèces, cartes de crédit…).

La facture doit aussi préciser les conditions d’escompte applicables en cas de paiement anticipé aux conditions définies avec le client. Par défaut, une facture est à régler à réception. C’est le cadre légal fixé par la loi depuis 2012.

Comment bien réaliser sa facture : les bonnes pratiques à adopter

Soigner la présentation et la clarté

Utilisez un en-tête clair avec le logo de votre entreprise, vos coordonnées complètes et celles du client. Une facture bien présentée inspire confiance et facilite la lecture.
Structurez la facture en sections distinctes : informations sur le vendeur, sur l’acheteur, détail des produits ou services, totaux, conditions de paiement, mentions légales.
Numérotez vos factures de façon chronologique et continue pour assurer leur traçabilité et éviter toute contestation.

Préciser les modalités de paiement

Indiquez clairement les modes de paiement acceptés (virement, carte bancaire, chèque, paiement en ligne, etc.) et les coordonnées bancaires nécessaires (RIB, IBAN).
Mentionnez la date d’échéance du règlement, les pénalités en cas de retard et l’indemnité forfaitaire de recouvrement, obligatoire en B2B.
Pour les ventes en ligne, privilégiez les solutions de paiement rapides et sécurisées, qui facilitent le règlement et accélèrent la trésorerie.

Gérer et retrouver facilement ses factures

Utilisez un logiciel de facturation conforme à la législation française, qui permet d’archiver, de classer et de retrouver facilement toutes vos factures émises et reçues.
Les outils en ligne offrent des fonctions de recherche avancée (par client, date, numéro, montant, etc.), très utiles en cas de contrôle ou pour répondre à une demande de duplicata.
Pensez à sauvegarder régulièrement vos données et à conserver vos factures au moins 10 ans, comme l’exige la loi en France.

Facture en ligne

Pour gagner du temps mais aussi pour faire une facture pro, nous vous conseillons d’utiliser un logiciel de facturation pour créer tous vos documents conformément à la loi en vigueur. Il est d’ailleurs impératif d’utiliser un logiciel conforme à la loi anti fraude depuis le 1er janvier 2018.